Od 01 kwietnia 2014 przy 100% odliczeniu VAT od samochodu kupionego na firmę trzeba obowiązkowo prowadzić ewidencję przebiegu. Nie ma znaczenie czy ewidencję będziesz prowadzić ręcznie, elektronicznie, w excelu czy inaczej, byle ująć wymagane ustawowo dane. Oto one:
1) numer rejestracyjny samochodu;
2) dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji (i zakończenia);
3) stan licznika samochodu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał – w zależności od terminów składania deklaracji VAT) (i zakończenia);
4) informacja o wykorzystaniu samochodu obejmująca:
a) nr kolejny wpisu,
b) data i cel wyjazdu,
c) trasa (skąd i dokąd),
d) liczba przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej
– wpisy muszą być potwierdzone na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisów przez podatnikiem, jeżeli kierowcami byli np. pracownicy;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Jeśli autem kieruje osoba niebędąca pracownikiem podatnika, wpis dotyczący wykorzystania pojazdu jest dokonywany nie przez kierowcę, ale osobę udostępniającą auto, i powinien zawierać:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony.
Wg ustawy nawet jedna „prywatna” przejażdżka firmowym autem będzie oznaczała koniec odliczeń 100% VAT. Kary są bolesne, zastanów się poważnie, czy zastosować 100% odliczenia VAT samochód tylko do działalności gospodarczej) czy 50% VAT przy wykorzystaniu mieszanym (do działalności i prywatnie).
ZOBACZ TAKŻE
Taką ewidencję przebiegu pojazdu VAT w Excelu obowiązującą od kwietnia 2014 r. można pobrać z Internetu. Sam arkusz jest o tyle ciekawy, że posiada Kreatora przygotowującego wstępną ewidencję. Ma również ma słowniki opisów tras do wyboru.
Jeżeli ma się tylko jeden samochód osobowy to szkoda zachodu, ale już drugi samochód osobowy może być wyłącznie firmowym i naprawdę szkoda VAT od paliwa, które jest ważnym elementem kosztowym. Można się jeszcze wyłożyć na prowadzonej po łebkach ewidencji dlatego warto zwrócić uwagę na proste narzędzie jakim jest Automatyczna Ewidencja przebiegu pojazdu VAT z Internetu. Program wymaga Excela ale gwarantuje minimalny nakład pracy przy prowadzeniu naprawdę bardzo szczegółowej ewidencji przebiegu, wykorzystując zasadę powtarzalności pokonywanych tras.